home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World's Largest Collection of Windows Software / The World's Largest Collection of Windows Software - Disc 1.iso / bus_fnce / _b1 / oppwin10 / oppwin.txt < prev    next >
Text File  |  1994-03-13  |  36KB  |  702 lines

  1. PEOPLE + INFO = OPPORTUNITY FOR WINDOWS
  2.  
  3. OPPORTUNITY FOR WINDOWS RELEASE VERSION 1.0
  4.  
  5. INTRODUCTION:
  6. Opportunity for Windows is a set of two easy to use yet powerful tools 
  7. for managing people and information: People Manager and Info Manager.
  8.  
  9. PEOPLE MANAGER DESCRIPTION:
  10. People Manager is a powerful, yet easy to use address book manager for 
  11. Microsoft Windows. Its easy to use interface offers instant editing, 
  12. adding, deleting, and viewing of records from a single window. More than 
  13. one window can be opened at a time, and an innovative Special Cut, Copy, 
  14. and Paste extends the clipboard metaphor to allow the user to cut, copy, 
  15. and paste addresses from one document to another.
  16.  
  17. Its powerful Find command searches for addresses by your criteria and 
  18. inserts your found addresses into an independent document that can be 
  19. searched or changed like any other document. You can print both labels 
  20. and form letters, from either the current record, selected records 
  21. (including discontiguous selections!), or the entire document. A handy 
  22. form letter editor is also built into the program. The Import and Export 
  23. commands offer easy and flexible methods to import and export your data.
  24.  
  25. People Manager is perfect for business or home use---whether you're 
  26. keeping track of contacts and customers, or friends and family, there's 
  27. no better way to keep in touch with the people that are important to 
  28. you.
  29.  
  30. INFO MANAGER DESCRIPTION:
  31. Info Manager is a powerful tool for managing your data. Your data is 
  32. organized by category and keyword. Clicking on a category brings up a 
  33. list of keywords. Clicking on a keyword brings up a list of associated 
  34. items. You can then browse (and edit) the items immediately from within 
  35. the same window. To edit or view the data in a pop-up window, simply 
  36. click the right mouse button on the data.
  37.  
  38. Each piece of information is only stored once, but can be accessed from 
  39. different "paths" allowing you to create cross-referenced data banks of 
  40. information. In the example computer database (included in this 
  41. package), you can start your search with one of several different 
  42. categories: By Manufacturer, By Price Range, or By Processor. Clicking 
  43. on "By Processor" yields a list of keywords---486SX, 486DX, 486DX2, and 
  44. Pentium. Clicking on one of the keywords lists computer models built on 
  45. the specified processor. Clicking on a specific computer displays 
  46. complete information on the computer model. The exact same computer can 
  47. be reached through the By Manufacturer or By Price Range categories as 
  48. well as a general search of all data. (You can also search data by the 
  49. date it was entered---very handy if you remember adding important data a 
  50. couple of days ago but just can't remember what it was. 
  51.  
  52. Info Manager is comfortable with all levels of organization. Its search 
  53. features make it perfect for random personal information files full of 
  54. data from credit cards to phone numbers. Its category/key word approach 
  55. makes it perfect for corporate information databases. And of course, any 
  56. file can mix the two approaches, with some data floating in the database 
  57. unattached to any key word or category, and some data completely 
  58. indexed. You choose the level of organization that fits your needs.
  59.  
  60. Info Manager is difficult to describe in words---but once you start 
  61. using it, you'll wonder how you ever managed without it! 
  62.  
  63. ABOUT INSANELY GREAT SOFTWARE:
  64. Insanely Great Software was founded in 1988 by myself (Adam Stein) while 
  65. I was a freshman in high school. (I'm currently studying entrepreneurial 
  66. management at the Wharton School of Business at the University of 
  67. Pennsylvania.) The name comes from Steve Jobs, who often called things 
  68. he really liked "insanely great." It's also our motto---and our 
  69. standard. We aim to make your experience with us one worthy of our name: 
  70. from product quality to technical support.
  71.  
  72. We also aim to bring you the advantages of a small company without 
  73. sacrificing the professionalism of a large corporation. So you'll be 
  74. able to talk to me personally whenever you'd like (try talking to the 
  75. President or programmer in large companies like Microsoft or Lotus!), 
  76. but you'll also be able to order by credit card 24 hours a day, 7 days a 
  77. week, from our toll-free 800 order lines. (As well as fax, email, and 
  78. regular mail!) And we ship within 24 hours, so that you won't have to 
  79. wait for your products any longer than necessary! We'll even ship your 
  80. order out Airborne Express if you desire. International customers can 
  81. get express shipping as well---usually arriving in less than a week 
  82. depending on your country---for very inexpensive rates.
  83.  
  84. If you're not a Macintosh user, you've probably never heard of us before 
  85. as Opportunity for Windows is our first product for Microsoft Windows. 
  86. To our new Windows users, I'd like to offer a special welcome. We're 
  87. very excited to develop for the Windows platform and look forward to 
  88. serving you in the future!
  89.  
  90. REGISTRATION INFORMATION:
  91. Opportunity for Windows is shareware---or try before you buy software---
  92. which means that you can freely distribute Opportunity for Windows, but 
  93. that you have to pay the registration free ($19.95 for People Manager or 
  94. Info Manager, or $29.95 for both) if you use it.
  95.  
  96. After 30 days, you must either pay the registration fee, or delete all 
  97. copies of Opportunity of Windows from your system.
  98.  
  99. Shareware is based on trust---authors rely completely on the honesty of 
  100. their users. It is up to users like you to keep it alive. I put a lot of 
  101. time and energy into Opportunity for Windows to make it the product it 
  102. is today. I also spend a lot of time each day helping out users---
  103. registered and non-registered alike---by phone, email, and mail. It's 
  104. hard work (especially as a full-time college student!), but the support 
  105. from users all over the world (in over 25 countries) has more than made 
  106. it worthwhile. I wouldn't give this up for anything in the world---and I 
  107. plan to continue full-time after I graduate from college.
  108.  
  109. Some users do not send in their fees thinking that others will send in 
  110. their fees. But in reality, every user is kind of a barometer of 
  111. everyone else. If you do not send in your fee, most likely, others will 
  112. not send in their fees. If users do not send in their fees, shareware 
  113. authors will stop producing quality software. We will all lose in the 
  114. end if we do not support shareware.
  115.  
  116. When I receive your registration for People Manager, Info Manager, or 
  117. the Opportunity for Windows Bundle, I'll send you (within 24 hours!) the 
  118. most up-to-date (the version you're currently using may be old) 
  119. registered version eliminating the opening shareware registration notice 
  120. and the "Unregistered" window titles in People Manager and Info Manager. 
  121. You'll also be entitled to comprehensive, unlimited FREE support from 
  122. the author by mail, email, fax, and phone. 
  123.  
  124. Pricing & Shipping Options:
  125. You can purchase People Manager or Info Manager individually for only 
  126. $19.95 each, or purchase the entire Opportunity for Windows package for 
  127. only $29.95!
  128.  
  129. Discounts begin with orders of only 5 copies. Take 10% off for all 
  130. orders of 5 copies or more. Take 15% off for all orders of 10 copies or 
  131. more. And take 20% off all orders of 20 copies or more. For more than 50 
  132. copies, please contact us for site license information.
  133.  
  134. Shipping and handling is $5 per order for addresses in the US, and $7.50 
  135. for international shipping.
  136.  
  137. We also offer overnight shipping in the U.S. via Airborne Express for an 
  138. additional $10 per order. International express shipping is available 
  139. for only an additional $15 per order.
  140.  
  141. How to Register:
  142.  
  143. We believe that perhaps the best way for us to show you our appreciation 
  144. for your order is to make the registration process as easy as possible!
  145.  
  146. You can register by phone 24 hours a day, 7 days a week by phone (both 
  147. Toll-FREE and international lines), fax, email, or mail. We gladly 
  148. accept checks, money orders, Visa, MasterCard, and P.O. Orders. And 
  149. since we ship within 24 hours, you won't have to wait long to receive 
  150. the products you order.
  151.  
  152. Checks and money orders should be made payable to Insanely Great 
  153. Software and drawn on a US Bank in $US. We will also accept cash, 
  154. although we recommend that you wrap it in paper so that it doesn't get 
  155. "lost" on the way!
  156.  
  157. Ordering by Phone:
  158. We're open 24 hours a day, 7 days a week for your convenience.
  159. Call Insanely Great Software Toll-FREE at 800-368-5195.
  160. International users should call 303-872-8651.
  161. (These numbers are for orders only. For information, please call Adam 
  162. Stein at 908-548-5107.)
  163.  
  164. Ordering by Mail:
  165. To order by mail, print the ORDER.TXT file and mail it to:
  166. Adam Stein
  167. Insanely Great Software
  168. 126 Calvert Ave. E.
  169. Edison, NJ 08820
  170.  
  171. If the ORDER.TXT file isn't available, feel free to just include the 
  172. necessary information, or print the order form contained in the Help 
  173. File included with Opportunity for Windows.
  174.  
  175. Ordering by Fax:
  176. We welcome your fax orders 24 hours a day, 7 days a week. Just fax your 
  177. name, address, credit card information, and the name(s) of the 
  178. product(s) you'd like to order to:
  179. 908-632-1766. You can also fax us a copy of the ORDER.TXT file.
  180.  
  181. Ordering by Email:
  182. We can accept email orders through America Online, Compuserve, and the 
  183. Internet. Just send your name, address, credit card information, and the 
  184. name(s) of the product(s) you'd like to order to:
  185. America Online: AdamStein
  186. Compuserve: 71140,2051
  187. Internet: AdamStein@aol.com.
  188. (Feel free to email us a copy of the ORDER.TXT file as well.)
  189.  
  190. Ordering by P.O. Order:
  191. We welcome P.O. Orders by mail, fax, or email.
  192.  
  193. DISTRIBUTION:
  194. Please see the VENDOR.DOC file for information on our distribution 
  195. policies. 
  196.  
  197. CREDITS:
  198. I'd like to thank Ian Hayes of Soft Systems Ltd. for his DndLB library 
  199. and Peter Chane for the name of Opportunity for Windows. I'd also like 
  200. to thank Borland International and Software Interphase, Inc. 
  201. respectively for Borland Pascal w/ Objects 7.0 and the Windows Help 
  202. Magician.
  203.  
  204. PEOPLE MANAGER DOCUMENTATION:
  205.  
  206. Adding, Deleting, Editing, and Viewing Data:
  207. The heart of People Manager, is of course, your address data. It 
  208. utilizes a single window to handle all of these functions---allowing you 
  209. to view both individual records and the entire list of records at the 
  210. same time.
  211.  
  212. Important information on formatting of data:
  213. Text fields can contain any characters that you wish. The number field 
  214. expects a decimal number or integer. Characters entered in the number 
  215. field are meaningless. The date field should be entered in the format 
  216. mm/dd/yy. Acceptable dates include 9/9/93 and 09/09/93. You do not have 
  217. to include zeros, but the month, day, and year cannot exceed two digits 
  218. each. The order of the month, day, and year are not important. Feel free 
  219. to use any format you prefer. For example, dd/mm/yy will work just fine. 
  220. I do recommend however that you use a consistent method so that your 
  221. date field is meaningful.
  222.  
  223. To add a record, first check to make sure that you are in "New Record 
  224. Mode" by looking at the status bar at the bottom of the People Manager 
  225. window. You should see the time, the data, the current mode, and the 
  226. amount of memory remaining. The current mode should say "In New Record 
  227. Mode." If it says "In Change Record Mode," simply click on the Clear 
  228. button to change to New Record Mode. (Clear doesn't actually delete a 
  229. record, it just clears all the fields and puts you into New Record Mode. 
  230. However, if you've typed a record without adding it and click on the 
  231. Clear Button, the information you have typed is deleted.)
  232.  
  233. Now that the status bar says "In New Record Mode", you can begin. Simply 
  234. type all applicable information that you'd like. Then click on the Add 
  235. Button. You should now see the name of the person you added in the list 
  236. of records to the left of the window. (If you listed a company name 
  237. without a first and last name, it will show the company name instead. 
  238. And if you did not type in either a company name, first name, or last 
  239. name, the record will be added, but will simply show a blank in the list 
  240. of records.)
  241.  
  242. To delete a record, click on the item in the list of records that 
  243. you'd like to delete. This action will show the record, thus also 
  244. removing any information that you've typed in for a new record (or 
  245. changes made to an old record.) If you have added or changed any 
  246. information, it will give you the opportunity to save your changes. You 
  247. can also delete multiple list records at one time by holding down the 
  248. control key to select discontiguous selections, or by dragging the mouse 
  249. to select contiguous selections. To actually delete the selected item or 
  250. items, click on the Delete Button.
  251.  
  252. To edit a record, click on the item in the list of records that you'd 
  253. like to edit. Clicking on a record to view has the same results as 
  254. discussed in the paragraph above. Then, change the information that 
  255. you'd like to, and click on the Save Button to save your changes. (The 
  256. Save button and the Add Button are in the same place. The button's name 
  257. changes to Save when you are in Change Record Mode to reflect the fact 
  258. that it is saving changes and not adding a new record.)
  259.  
  260. To view a record, simply click on the item in the list of records 
  261. that you'd like to see. That's all there is to it, although it will put 
  262. you in Change Record Mode. (To go back to New Record Mode, simply click 
  263. on the Clear Button. It may also (as described above in the delete a 
  264. record paragraph) ask you if you want to save your changes to the last 
  265. record.
  266.  
  267. Opening and Saving Files:
  268. Opening and saving files is accomplished in Opportunity in Windows as in 
  269. other Windows programs.
  270.  
  271. To open a file, select Open address book... from the File Menu. Then, 
  272. navigate through your directories to find the correct directory and 
  273. select the file that you wish to open. Finally, click on the OK button 
  274. to open the file. (You might need to change the .wab extension to *.* or 
  275. another extension if you saved a People Manager address book file with a 
  276. different extension. If you're not sure how to do this, consult your 
  277. Windows manuals or computer company for support on how to use the open 
  278. file dialog box. And as with all your questions, please feel free to 
  279. call us for help whenever you need it.)
  280.  
  281. To save the currently selected address book, select Save address 
  282. book as... from the File Menu. Then, navigate through your directories 
  283. to find the directory where you would like to save the file. Finally, 
  284. type in a file name and click on the OK button.
  285.  
  286. Importing and Exporting Files:
  287. Importing and exporting are a bit more complicated than opening and 
  288. saving. They allow you to import and export to and from comma-delimited 
  289. or tab-delimited text files.
  290.  
  291. To import a file, select Import... from the File Menu. People Manager 
  292. will then display a dialog box where you can enter the specifications 
  293. for the file you are importing. If it is a comma-delimited file, click 
  294. on the comma-delimited radio button. If it is a tab-delimited file, 
  295. click on the tab-delimited radio button.
  296.  
  297. The next step is to tell People Manager the fields that you'd like to 
  298. import, in the order they are in the file you are importing. The list 
  299. box on the right side of the dialog box includes the fields that are 
  300. available to choose from. The list box on the left side (currently 
  301. empty) will include the fields that it actually uses to import the file. 
  302. To add a field to the left list box, select a field from the right list 
  303. box and click on the Add button. You can also use the mouse to drag 
  304. fields from the right list box to the left list box, or to change the 
  305. order of fields in the left list box.
  306.  
  307. If the file you wish to import includes additional information that you 
  308. do not want to capture in a People Manager field, you'll need to insert 
  309. a place holder. Simply add the Ignore Field (at the bottom of the right 
  310. list box---you might have to scroll to find it) to the left list box in 
  311. the place that it would be read from the imported file. You can also 
  312. delete a field in the left list box by selecting it and clicking on the 
  313. Delete button.
  314.  
  315. When you are finished setting up the fields, click on the Import button. 
  316. It will display an open file dialog box from which you can select the 
  317. file to be imported. (The default extension is .txt, but any tab-
  318. delimited or comma-delimited text file will work so feel free to change 
  319. the extension if necessary.) Once you select the file to import, click 
  320. the OK button. People Manager will begin to import the file. Once it is 
  321. finished, it will display a new People Manager window with the data it 
  322. imported.
  323.  
  324. To export a file, select Export... from the File Menu. You can then 
  325. follow all the steps described in the Importing section of this manual, 
  326. except for the obvious difference that you will be exporting to a text 
  327. file rather than importing from one. The process, however, is identical.
  328.  
  329. Printing:
  330. You can print both labels and form letters in People Manager from either 
  331. the current record, selected records (both contiguous and 
  332. discontiguous), or the entire file. 
  333.  
  334. If you want to print either the current record or the entire file, 
  335. simply continue on to either the Print Labels or Print Form Letter 
  336. section.
  337.  
  338. If you'd like to print with several addresses (for either labels or a 
  339. form letter) at once, you need to first select them with the mouse. Go 
  340. to the list box on the left side of the window, and click and drag the 
  341. mouse to select the addresses you are interested in printing. If you'd 
  342. like to select discontiguous addresses (i.e. addresses that are not next 
  343. to each other in the list box), simply hold down the Control Key when 
  344. clicking the mouse. (The easiest way to select discontiguous addresses 
  345. is to hold the control key down the whole time you're selecting 
  346. records.)
  347.  
  348. To print labels, select Print labels... from the File Menu. People 
  349. Manager will then display a dialog box with three buttons: Current 
  350. Record, Selected Records, and All Records. Click on the appropriate 
  351. button that represents what you'd like to print.
  352.  
  353. People Manager then displays the Label Setup dialog box which allows you 
  354. to choose and define label sheet formats and the font you'd like for 
  355. printing.
  356.  
  357. To create a new label sheet format, click on the New... button. Then 
  358. type in the number of rows and columns for the label sheet, the width 
  359. and height of the individual labels, and the left and top margins. The 
  360. total number of labels is thus the number of rows multiplied by the 
  361. number of columns. Finally, give the label sheet format a descriptive 
  362. name. Click on the OK button to save the label sheet.
  363.  
  364. To select a label sheet format to print with, simply click on the name 
  365. of the label sheet in the list box in the upper left hand corner of the 
  366. Label Setup dialog box. You can later change or delete a label sheet 
  367. format by selecting it and clicking on either the Change... or Delete 
  368. buttons. You need to select a label sheet format before printing.
  369.  
  370. Next, select a font to print with by clicking on the Choose Font... 
  371. button. People Manager will present you with the standard font selection 
  372. dialog box from which you can choose the font to print. When you click 
  373. OK, People Manager should display your choice next to the Font: label in 
  374. the Label Setup dialog box. Now, click OK in the Label Setup dialog box. 
  375. Your labels should begin to print. That's all there is to it!
  376.  
  377. To print form letters, you must first create a text file that 
  378. contains the form letter. You can do this with a word processor or text 
  379. editor, or do it all from within People Manager. If you'd like to use 
  380. People Manager to create your form letter, go to the Form Letters Menu 
  381. and select New form letter. People Manager will then display a new 
  382. untitled window where you can type your letter. Just type as you 
  383. normally would, except that the following words will be replaced by the 
  384. fields in the records you are printing the mail merge with. (For an 
  385. example form letter, see formlett.txt.)
  386.  
  387. <<First Name>>
  388. <<Last Name>>
  389. <<Company Name>>
  390. <<Address1>>
  391. <<Address2>>
  392. <<City>>
  393. <<State>>
  394. <<ZipCode>>
  395. <<Country>>
  396. <<Phone>>
  397. <<Fax>>
  398. <<Email1>>
  399. <<Email2>>
  400. <<Num>>
  401. <<Date>>
  402. <<Notes>>
  403. <<CheckBox1>>
  404. <<CheckBox2>>
  405.  
  406. <<CheckBox1>> and <<CheckBox2>> will be replaced with either True or 
  407. False depending on state of the respective check boxes in each record.
  408.  
  409. Once you are finished typing your form letter, save the file by 
  410. selecting Save as... from the Form Letters Menu.
  411.  
  412. To now begin the mail merge, select Print Mail Merge... from the File 
  413. Menu. People Manager will then display a dialog box with four buttons: 
  414. Current Record, Selected Records, All Records, and Set Font... First, 
  415. click on Set Font... to select the font that you'd like to use for the 
  416. form letters. Then, click on one of the first three buttons that 
  417. represents what you'd like to print.
  418.  
  419. People Manager will then display an open file dialog box from which you 
  420. can select the form letter to print. Navigate through your directories 
  421. until you find the form letter you'd like to print. Then select it and 
  422. click on the OK button. Your form letter will begin to print.
  423.  
  424. If you need multiple fonts or styles in your form letter or more 
  425. sophisticated options, you will need to use People Manager in 
  426. conjunction with your word processor. You can then use People Manager's 
  427. flexible export feature to export the records for use in your word 
  428. processor. Please consult your word processor's manual for information 
  429. on how to use its mail merge feature.
  430.  
  431. Searches:
  432. Searching by criteria in People Manager is extremely easy. Simply click 
  433. on the Clear Button in the People Manager file that you are working 
  434. with. Then, type in the criteria you'd like to search by in all the 
  435. fields that you'd like to search for. If you wanted to find any person 
  436. named Smith who lived in the 08820 area code, you would simply type 
  437. Smith in the Last Name field and 08820 in the Zip Code field. Then, 
  438. click on the Find Button to start the search. When People Manager has 
  439. searched all the records in the file, it will open a new window with the 
  440. found records.
  441.  
  442. This new window is completely independent of the original file and can 
  443. be saved, printed, or edited just like any other window. You can also do 
  444. an additional find to narrow the criteria. Since the new window is 
  445. independent, changes made to its data will not affect the original file.
  446.  
  447. Please also note that the state of the check boxes will affect the Find 
  448. operation. Leaving a check box unchecked will limit the search to 
  449. records with that check box unchecked. Checking a check box will have 
  450. the opposite effect.
  451.  
  452. Special Cut, Copy, and Paste:
  453. People Manager offers the standard cut, copy, and paste commands to cut, 
  454. copy, and paste text as in other Windows applications. It also offers 
  455. Special versions of these commands that allows you to cut, copy, and 
  456. paste address records between different People Manager files.
  457.  
  458. To cut or copy address records from a file, simply select the record or 
  459. records that you'd like to cut or copy. Then select Special Cut or 
  460. Special Copy from the Edit Menu.
  461.  
  462. To paste address records you have previously cut or copied, simply 
  463. select the People Manager window you would like to paste into and select 
  464. Special Paste from the Edit Menu.
  465.  
  466. Miscellaneous:
  467. Toolbar:
  468. People Manager offers a toolbar from which you can quickly select 
  469. commonly used features of the program. From left to right, the buttons 
  470. in the toolbar represent the following features: help, open, save, cut, 
  471. copy, paste, cascade windows, and tile windows.
  472.  
  473. Toolbar Orientation:
  474. You can also change the orientation of the toolbar by selecting 
  475. Horizontal Toolbar, Right Vertical Toolbar, or Left Vertical Toolbar 
  476. from the Options Menu.
  477.  
  478. Show Menu:
  479. People Manager can only display approximately 4,000 records at one time 
  480. in the list box. If you are working on large files, you'll need to use 
  481. the Show Menu to display the records that you want to work with. Simply 
  482. go to the Show Menu and select one of the menu items to limit the 
  483. records displayed. One special note---if you add a record that is 
  484. outside the constraints in the Show Menu, the record will be added but 
  485. not shown. You can display the record by going to the Show menu and 
  486. selecting the appropriate menu item.
  487.  
  488. Drag and Drop Files Feature:
  489. Windows 3.1 users can drag files from the File Manager into the People 
  490. Manager Window to open People Manager files directly, bypassing People 
  491. Manager's Open command. Users can also type a file name in the command 
  492. line (if run from the File Manager's Run command) to open a file 
  493. directly.
  494.  
  495. Status Bar:
  496. People Manager displays a status bar at the bottom of its window. It 
  497. displays the time, date, record mode that you're in, and memory left. If 
  498. the memory reading is low, you might want to save your work and possibly 
  499. restart windows. (To restart Windows, simply quit Windows and run it 
  500. again.) Please see the Adding, Deleting, Editing, and Viewing Data 
  501. section to learn more about the record mode.
  502.  
  503. Setting the Window Font:
  504. With People Manager (and Info Manager), you can specify a different 
  505. screen display font for every file that you use. (The font information 
  506. is saved inside the file so that it will retain this information between 
  507. restarts.) To change the window font, select Select Window Font... from 
  508. the Options Menu. The standard MS Windows font choosing dialog should 
  509. appear. Choose the font and font size you prefer and click on the OK 
  510. button.
  511.  
  512. INFO MANAGER DOCUMENTATION:
  513.  
  514. Categories, Key Words, Items, and other wonders of the 
  515. universe.
  516. Info Manager is based on three basic object types---Categories, Key 
  517. Words, and Items. Each object type has its own list box from which you 
  518. can choose individual categories, key words, and items.
  519.  
  520. Your data is stored in Items, while Categories and Key Words are merely 
  521. used to index your data. It is important to understand that there is no 
  522. direct link between items and categories or key words. Neither 
  523. categories nor key words "own" any items.
  524.  
  525. In fact, you could use Info Manager without ever adding a Category and 
  526. Key Word. You could still browse through the data by clicking on the 
  527. Show All Super-Category stored inside the Category list box. (Show All 
  528. is not a real category, but instead shows all key words and items.) You 
  529. could also use the Search Menu to search your data items by word or date 
  530. entered.
  531.  
  532. However, by using categories and objects, you can add substantial value 
  533. to your data for anyone who wants to browse it.
  534.  
  535. Every category has its own list of key words. The key words are not 
  536. exclusive as two or more categories can share the same key words. 
  537. Keywords then point to your data items. They do not own your data items, 
  538. but instead (when selected) search for all data items that contain the 
  539. selected keyword and display them in the items list box. Items can have 
  540. multiple key words, so that one can reach the same data item with 
  541. different key words. And since one can reach different (or even the 
  542. same) key words with different categories, one can reach the same data 
  543. item with different categories. Every data item is cross-indexed and 
  544. reachable through multiple pathways.
  545.  
  546. The best way to learn how to use Info Manager is to jump in and try it 
  547. for yourself. Follow along as we create a sample computer database and 
  548. you'll be an Info Manager expert in no time.
  549.  
  550. To add a category, look for the Categories: list box on the left side 
  551. of an open Info Manager window. Then look down until you see an empty 
  552. edit text box between the Delete and Add buttons. Type the name of the 
  553. category you'd like to add here. For our example computer database, 
  554. we'll want to add categories for By Processor, By Manufacturer, and By 
  555. Price. So type in Processor in the edit text box. Then click on the Add 
  556. button below where you typed. By Processor should now be in the 
  557. Categories list box. Follow the same procedure for By Manufacturer and 
  558. By Price so that all three items are displayed in the list box.
  559.  
  560. You might notice that By Manufacturer doesn't fit in the Categories list 
  561. box. One solution is to abbreviate the category. To edit a category 
  562. name you've already added, simply click on the category name you want 
  563. to edit (in this case By Manufacturer). Then change the text in the text 
  564. box. (Perhaps change the text to By Manuf.) Then click on the Change 
  565. button to make your changes take effect. You should notice the change in 
  566. the Categories list box.
  567.  
  568. Another possible solution is to change the font or font size that you're 
  569. using for the entire window. With Info Manager, you can specify a 
  570. different font for every file that you use. (The font information is 
  571. saved inside the file so that it will retain this information between 
  572. restarts.) To change the window font, select Select Window Font... 
  573. from the Options Menu. The standard MS Windows font choosing dialog 
  574. should appear. Choose the font and font size you prefer and click on the 
  575. OK button.
  576.  
  577. The next step is to add keywords to the categories we've created. To 
  578. add a keyword, first click on the category that you'd like to add a 
  579. key word to. Let's add our first key word to the By Manufacturer (or By 
  580. Manuf.) category, so click on the category to select it. Next, look for 
  581. the edit text box underneath the Key Words: list box. Click on the box 
  582. to select it, and type in Gateway 2000. Then, click on the Add button 
  583. beneath the box to add it to your list of key words. Repeat this process 
  584. to Add Zeos to the keyword list.
  585.  
  586. To test that the keywords have been added properly, switch categories by 
  587. clicking on the By Price category. The key words in the Key Words list 
  588. box should disappear. Then, click on the By Manuf. category. The key 
  589. words should reappear, showing you that they belong to the By Manuf. 
  590. category.
  591.  
  592. The next step is to repeat the process for By Price and By Processor. 
  593. For the By Price category, add the following key words: 1000-2000, 2000-
  594. 3000, and Over 3000. For the By Processor category, add the following 
  595. key words: 486SX, 486DX, 486DX2, and Pentium.
  596.  
  597. All that's left now is to add the meat of the database---the data items 
  598. themselves. To add an item, look for the Items: list box and type an 
  599. item name in the edit text box below the list box. Then, type in the 
  600. data item's contents in the Item View: edit text box in the upper right 
  601. corner of the Info Manager window. Next, type in the item's key words in 
  602. the Key Words: edit text box in the lower right hand corner of the 
  603. window. Finally, click on the Add button to add the item to the 
  604. database.
  605.  
  606. You can also edit the Item View: information in its own window. Just 
  607. click the right mouse button on top of the Item View text edit box. You 
  608. can then type in the Item View window. When you're finished typing, 
  609. close the Item View window and the contents will be transferred back to 
  610. the Item View edit text box.
  611.  
  612. For our sample computer database, we will add three computer models from 
  613. each manufacturer. The actual data is not important since any data I 
  614. currently provide will doubtless be obsolete by the time you read this, 
  615. but the key words are important. Let's start with a $1200 486SX machine 
  616. from Gateway 2000. In the key words edit text box, type in "Gateway 2000 
  617. 486SX 1000-1999" without the quotes. The order of the items is not 
  618. important, just as long as the key words are typed exactly the same as 
  619. the key words you added to each category. Feel free to add additional 
  620. key words as well. Then type in a description of the computer in the 
  621. item view edit text box, and use the pop up window by clicking on the 
  622. item view edit text box with the right mouse button. Finally, name the 
  623. data item with the model name---perhaps GW 486-SX33. That's all there is 
  624. to it. Repeat this process with other models from Gateway. You can also 
  625. add models for Zeos. If you'd rather not type all this information in, 
  626. you might want to take a look at the final result stored in the 
  627. COMPUTER.DAB file included with Info Manager.
  628.  
  629. Play around with the information, clicking on different categories to 
  630. bring up different key words. Then, click on the key words to bring up 
  631. items indexed with those key words. You might also want to click on the 
  632. Show All super category at the top of the Categories: list box to see 
  633. all your data at once.
  634.  
  635. To search the entire database, go to the Search Menu and select the 
  636. Search All Items By Text... menu item. Type in a word to search for. 
  637. Info Manager will display all items containing the word in either its 
  638. key words, name, or item view fields. To search by date entered, 
  639. select Search All Items By Date Entered... from the Search Menu. Then 
  640. type in the date in the format specified. Info Manager will display all 
  641. items added on the date specified. Most likely (unless you started 
  642. working on this file right before midnight), all your data for this file 
  643. was added in the same day, so you'll have to test it with the current 
  644. date.
  645.  
  646. To open or save a file, go to the File Menu and select Open... or 
  647. Save. The extension for Info Manager files is .DAB, although you can 
  648. change the extension in the open and save file dialog boxes to display 
  649. other files.
  650.  
  651. Drag and Drop Files Feature:
  652. Windows 3.1 users can drag files from the File Manager into the Info 
  653. Manager Window to open Info Manager files directly, bypassing People 
  654. Manager's Open command. Users can also use type a file name in the 
  655. command line (if run from the File Manager's Run command) to open files 
  656. directly.
  657.  
  658. BETA TESTING:
  659. I'm always looking for good beta testers, and all registered users are 
  660. more than welcome to join our beta testing team.
  661.  
  662. Beta testers are an invaluable part of the development process. As a 
  663. beta tester, you'll not only help me find bugs in my software, but also 
  664. discuss new features and make suggestions that guide the development of 
  665. our products.
  666.  
  667. I currently do all my testing on America Online, a commercial online 
  668. service, and the Internet. America Online is the most inexpensive of the 
  669. commercial services, and their email system is particularly well-suited 
  670. for beta testing. If you're not already an America Online user, you can 
  671. get their starter software kit and 10 hours free by calling 800-227-
  672. 6364. Users (especially international users who do not have access to 
  673. America Online) are welcome to beta test through the Internet. I do not 
  674. use Compuserve for regular beta testing due to their current cost 
  675. structure.
  676.  
  677. To join our beta testing team, just send an email message to AdamStein 
  678. on America Online (or AdamStein@aol.com on the Internet) with your name 
  679. and address so that I can confirm that you're a registered users.
  680.  
  681. TECH SUPPORT:
  682. Technical support is available to all users of Opportunity for Windows 
  683. at no charge. You may contact our technical support staff (i.e., the 
  684. author!) if you have any problems with or questions about Opportunity 
  685. for Windows. We're also very open to suggestions for improvements to the 
  686. program.
  687.  
  688. You can call the author direct at 908-548-5107. Faxes can be sent to 
  689. 908-632-1766. On American Online, send email to AdamStein. On 
  690. Compuserve, send email to 71140,2051. Internet users (and users of any 
  691. service with access to the Internet) can reach the author at 
  692. AdamStein@aol.com.
  693.  
  694. Of course, you can also send mail to us at:
  695. Adam Stein
  696. Insanely Great Software
  697. 126 Calvert Ave. E.
  698. Edison, NJ 08820
  699.  
  700. Opportunity for Windows, People Manager, and Info Manger ⌐ 1994 by Adam 
  701. Stein. All Rights Reserved.
  702.